Что такое выставочный аудит

Аудит выставочной статистики – процедура, в ходе которой независимый аудитор проверяет и подтверждает следующие потребительские характеристики выставки (статистические параметры): количество участников, посетителей, площадь выставки, число и перечень стран-участниц.

Что дает выставочный аудит:

Экспонентам и посетителям: максимально достоверную информацию об основных потребительских характеристиках выставки, пользуясь которой потенциальные экспоненты и посетители смогут выбрать для себя наиболее выгодное мероприятие.

Организаторам выставок: возможность заявить о реальном качестве своей выставки, продемонстрировать свою открытость и заботу об интересах клиентов, привлечь на нее дополнительное количество национальных и иностранных участников.

Почетные знаки РСВЯ и UFI

Выставочный аудит – процедура добровольная. Обязательна она только для выставки, организатор которой намерен получить знаки отличия – Знак Российского Союза Выставок и Ярмарок и Глобальной Ассоциации выставочной индустрии.

Российский Союз выставок и ярмарок (РСВЯ) - объединение ведущих российских организаторов выставок, владельцев выставочных комплексов, предприятий, содействующих выставочному бизнесу, а также представителей выставочного бизнеса Молдовы и Украины. Учрежден в 1991 г.

Знак РСВЯ подтверждает высокий уровень проведения мероприятия, профессионализм организатора выставки, лучшие маркетинговые возможности, и в целом является свидетельством особого значения выставочного мероприятия для российской экономики. В 2018 году Знак РСВЯ присвоен 94 российским выставкам.

Знак РСВЯ присваивается только международным выставкам, удовлетворяющим определенным требованиям: выставка должна иметь не менее 10% иностранных экспонентов и площадь не менее 1000 кв. м. (нетто), количество посетителей выставки не должно быть менее 5000 человек. Помимо этого, качество выставки должно быть проверено инспектором РСВЯ, которым выступает представитель другой выставочной компании. Таким образом, выставка, имеющая знак РСВЯ, проходит двойной контроль качества.

Подробно предъявляемые к выставке требования изложены в Положении РСВЯ «О добровольной сертификации выставочных мероприятий».

Глобальная Ассоциация выставочной индустрии (UFI) — своего рода «элитный клуб», ведущий свою историю с 1925 года. Сейчас в ассоциацию входят 784 организации из 88 стран мира. Более 1015 международных выставок отмечены знаком UFI.

«Одобрено UFI» («UFI Approved Event») – знак качества выставочного мероприятия, сертификат соответствия выставки мировому уровню. Данный статус считается самым престижным в выставочной отрасли.

Согласно правилам UFI, выставка, претендующая на получение знака «UFI Approved Event», должна соответствовать следующим требованиям:
• Организатор является членом UFI или подал заявку на членство в UFI. 
• Организатором предоставлены статистические данные мероприятия по общей выставочной площади, количеству отечественных и зарубежных экспонентов, посетителям и посещениям. Эта информация должна быть подтверждена официальным аудитором, одобренным UFI. 
• Каждое второе мероприятие должно проходить аудиторскую проверку (если мероприятие проходит раз в три года и реже, должно быть проаудировано каждое мероприятие). Исключением являются мероприятия, подающие на статус «UFI Approved Event» в первый раз – им необходимо пройти аудиторскую проверку два раза подряд. 
• На мероприятии должна быть использована система регистрации посетителей с контролем входа. 
• На момент подачи заявки на получение знака «Одобрено UFI» мероприятие должно пройти как минимум дважды. 
• Мероприятие должно проходить в безопасных для здоровья посетителей и экспонентов условиях. Для них должны быть предоставлены базовые сервисы: питание, транспорт, туалет, доступ для инвалидов, информационные услуги. 
• Все заявки, рекламные материалы и каталог должны быть представлены на двух языках: государственном и иностранном, предпочтительно английском. 
• Мероприятие должно иметь регулярный график проведения и продолжительность не более трех недель.  

Выставка, претендующая на получение знака «UFI Approved International Event», должна соответствовать вышеперечисленным требованиям плюс одному из двух нижеследующих показателей: 
• либо не менее 5% иностранных посетителей; 
• либо не менее 10% иностранных экспонентов. 

Подробно о требованиях к мероприятию, претендующего на получение знака UFI, можно ознакомиться в «Правилах аудита UFI».

История аудита

Институт выставочного аудита существует в мире более сорока лет, практика контроля статистических показателей выставочной деятельности является общепринятой нормой. Любая крупная зарубежная выставка в обязательном порядке подтверждает свою выставочную статистику, в противном случае доверие к ней со стороны потенциальных экспонентов будет снижено. При принятии решения об участии зарубежные экспоненты давно опираются на информацию о статистических параметрах выставки: количестве посетителей и экспонентов, площади выставки, количестве зарубежных компаний, принявших в ней участие. Все эти данные собирает международный институт выставочного аудита.

Как уже было сказано, процедура выставочного аудита во всем мире уже много лет контролирует Глобальная Ассоциация выставочной индустрии (UFI) - международная организация, штаб-квартира которой находится в Париже.

В России выставочный аудит введен с начала 2005 года. До этого времени статистика, предоставляемая значительным количеством организаторов российских выставок, была нередко завышена. В результате предприниматели-экспоненты не всегда находили своих целевых потребителей, а посетители не всегда приходили на действительно представительную выставку. В итоге эффективность российских выставок начала снижаться, появилась тенденция «ухода» специалистов в другие каналы маркетинга.

В качестве выхода из создавшейся ситуации в конце 2004 года выставочное сообщество России, в лице Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ), ныне Российский Союз выставок и ярмарок (РСВЯ), объединяющее более сотни организаторов выставок в странах-членах СНГ, приняло решение и инициировало процедуру официального выставочного аудита в нашей стране.

Право на выполнение аудита получила компания, имеющая высокую репутацию и большой опыт работы в области выставочной статистики - РуссКом Ай-Ти Системс. Компания была выбрана путем открытого голосования высшим органом Союза – Общим собранием РСВЯ. После этого кандидатура компании была утверждена UFI. В 2008 году компания прошла комплексную проверку, проведенную управляющим директором UFI, Винсентом Жераром, по итогам которой получила высшую оценку качества и надежности.

Сегодня процедуру выставочного аудита в России по-прежнему контролирует UFI и РСВЯ, данные аудита признаются Немецким обществом контроля статистики (FKM) и публикуются в европейских и мировых выставочных справочниках.

Результаты выставочного аудита освещаются в отечественных СМИ, посвященных выставочному бизнесу, и на выставочных Интернет – порталах.

В настоящее время аудит регулярно проводят подавляющее большинство крупных выставочных операторов, работающих на российском рынке. Среди них - Экспоцентр, ITE, МВК, ВДНХ, ЭФ-Интернэшнл, Металл-Экспо, Крокус, Евроэкспо, Эксподизайн, Фарэкспо, Казанская ярмарка, Нижегородская ярмарка и др.

Используйте данные выставочного аудита – источник самой надежной информации о выставке!

Отчеты по проведению выставочного аудита