Правила контроля выставочной статистики

1. Основная цель добровольного контроля выставочной статистики - подтверждение ее достоверности.

2. Проверке подлежат выставочные мероприятия, добровольно заявляемые их организаторами, по следующим параметрам:

- открытая и закрытая площадь, арендованная отечественными экспонентами (кв. м)
- открытая и закрытая площадь, арендованная иностранными экспонентами (кв. м)
- площадь специальных экспозиций в рамках выставки и по ее теме (кв. м)
- общая открытая и закрытая площадь выставки (нетто, кв. м)
- общая площадь выставки (брутто, кв. м)
- число национальных экспонентов
- число иностранных экспонентов
- общее число экспонентов
- число и перечень стран – участниц
- число национальных непрямых экспонентов
- число иностранных непрямых экспонентов
- общее количество непрямых экспонентов
- количество специалистов, посетивших выставочное мероприятие
- количество иностранных посетителей
- количество национальных посетителей
- общее количество посетителей
- количество национальных посещений
- количество иностранных посещений
- общее количество посещений

3. Основная выставочная терминология

ВЫСТАВКА - рыночное мероприятие, проходящее в четко установленные сроки с определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-экспонентов, достижения науки и техники, передового опыта одной или нескольких отраслей народного хозяйства или информирующее посетителей с целью содействия сбыту продукции.

Выставка адресована преимущественно посетителям-специалистам.

ЯРМАРКА - рыночное мероприятие, проходящее в четко установленные сроки с определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-экспонентов одной или нескольких отраслей народного хозяйства, нацеленных на заключение прямых торговых сделок по представленным образцам, в национальном и международном масштабах

Ярмарка адресована преимущественно коммерческим и частным посетителям.

Специальные экспозиции (далее спецэкспозиции) - это демонстрации информационных материалов, показы мод, смотры, конкурсы, дегустации, проводимые организатором в рамках конкретного выставочного мероприятия и в соответствии с его общим направлением или по конкретной его теме.

4. Посетители/посещения: правила подсчета

4.1. Посетители

а) Посетитель - это лицо, посещающее выставку в дни и часы ее официальной работы с целью знакомства с демонстрируемыми экспонатами и/или участия в программе выставки.

б) Посетители делятся на специалистов и не специалистов. Посетитель-специалист - это лицо, представляющее аудиторию рынка, ожидаемую организаторами и экспонентами, и посещающее выставку/ярмарку по деловым или профессиональным причинам.

в) Экспоненты сопутствующих мероприятий, таких как конференций, семинаров, конгрессов, фестивалей, проходящих в рамках данной выставки и по ее теме, считаются посетителями-специалистами и входят в общее число посетителей, если они посетили само выставочное мероприятие.

г) Посетители делятся на две категории: «национальные» и «иностранные», причем определение “национальный” означает принадлежность к стране организатора выставки.

д) Посетитель считается только один раз за все время выставки/ярмарки независимо от числа его посещений.

4.2. Посещения

а) Посещение – это действие лица, которое в любой день и час официальной работы выставки посещает мероприятие по входному документу и которое является представителем аудитории рынка, ожидаемой организаторами и экспонентами.

б) В подсчет «посещений» мероприятия включаются:

- лица, купившие билеты непосредственно на выставке
- лица, купившие билет до выставки И посетившие выставку
- лица, имеющие пригласительный билет или льготный билет И посетившие выставку, а также:
- лица, посетившие выставку по сезонному билету

в) Лицо может быть учтено при подсчете только один раз в день.

г) Из подсчета «посещений» исключаются:

- сотрудники выставочного центра и организатора
- сотрудники сервис-провайдеров
- сотрудники фирм/организаций-экспонентов
- персонал сервис-провайдера
- представители СМИ

д) Повторные посещения

Повторное посещение – это каждое дополнительное посещение посетителя после первого, которое может быть проконтролировано. При этом считается только одно посещение в день.

е) Общее число посещений

Общее число посещений – это сумма общего числа посетителей и общего числа повторных посещений.

ж) Организаторы, указывая в СМИ или любых других рекламных материалах количество «посещений» по той или иной выставке, должны обязательно разъяснять в таких материалах отличие терминов «посещение» и «посетитель».

4.3. Национальная принадлежность посетителей и посещений

а) «Национальная принадлежность» посетителя определяется по месту его жительства и должна быть отражена в анкетах посетителей записью адреса.

б) Иностранные посещения – это посещения мероприятий посетителями, проживающими за пределами страны, в которой проходит выставочное мероприятие.

4.4. Количественный и качественный состав посетителей

а) Количество посетителей подсчитывается с помощью следующих методов:

- Обязательной электронной регистрации (максимальная степень достоверности подсчета)
- Обязательной неэлектронной регистрации (высокая степень достоверности подсчета)
- Визуальный подсчет посещений (достаточная степень достоверности подсчета(1))
- По официальным данным о проданных на выставку билетах (достаточная степень достоверности подсчета(2))

б) Количество посетителей - специалистов или коммерческих посетителей определяется анкетированием в процентном отношении от общего числа посетителей.

в) Качественный состав посетителей определяется анкетированием группы посетителей по специально разработанной форме (в соответствии с правилами маркетинговых исследований).

г) При отсутствии регистрации, качественные показатели, определяющие состав посетителей, определяются в результате их анкетирования. Анкетирование производится в процессе выборочного или полного опроса посетителей.

д) Размер выборочного опроса зависит от основного общего количества посетителей и от точности, предъявляемой к результатам анализа:

- На выставочном мероприятии с числом посетителей до 3000 человек должно быть опрошено не менее 8% посетителей.
- На выставочном мероприятии с числом посетителей от 3000 до 5000 человек должно быть опрошено не менее 250 посетителей.
- На выставочном мероприятии с числом посетителей от 5000 до 10000 человек должно быть опрошено не менее 5% посетителей.
- На выставочном мероприятии с числом посетителей от 10000 до 25000 человек должно быть опрошено не менее 500 посетителей.
- На выставочном мероприятии с числом посетителей от 25000 до 50000 человек должно быть опрошено не менее 2% посетителей.
- На выставочном мероприятии с числом посетителей свыше 50000 человек должно быть опрошено не менее 1000 посетителей.

е) Опросы должны проводиться на протяжении всех дней выставочного мероприятия. В листе опроса должны быть четко сформулированы необходимые вопросы и ответы.

5. Экспоненты: правила подсчета

5.1. Экспоненты (так называемые «прямые» экспоненты)

а) Экспонентами считаются основные экспоненты и коллективные экспоненты.

б) Основным экспонентом считается фирма, заключившая договор непосредственно с организатором выставки и получившая на любых условиях (платно или бесплатно) площадь на весь период проведения выставки/ярмарки для работы на стенде собственного или нанятого персонала с целью рекламы своих товаров и услуг по теме данной выставки/ярмарки.

в) Коллективные экспоненты – это организации/фирмы, представленные на стенде основного экспонента со своим собственным персоналом и своими товарами и/или услугами.

Должны быть предусмотрены способы для четкой идентификации коллективных экспонентов: например, их упоминание в договоре-заявке основного экспонента, заявления о них официальным координационным органом либо они должны быть указаны в каталогах выставок.

г) При коллективном участии площадь арендуется и оплачивается экспонентом, организующим коллективное участие. Площадь делится между несколькими экспонентами, которые считаются коллективными, если они занимают собственную площадь, выступают от собственного имени и выставляют собственные товары /услуги, привлекая для этого свой собственный или нанятый персонал.

д) Отраслевые ассоциации/союзы, сервисные фирмы, административные и иные учреждения будут считаться экспонентами только в том случае, если они арендуют стенды/выставочную площадь и предлагают услуги по теме выставки и отвечают требованиям п. 5.1 а, б.

е) Если экспонент демонстрирует товары и услуги на выставке/ярмарке, не имеющей четкого деления на разделы, и занимает более одного стенда, то он считается один раз.

ж) Если выставочное мероприятие четко делится по площади на отдельные разделы, объединенные общей темой выставки, а экспонент арендует площадь для демонстрации товаров и услуг в соответствии с этими разделами, то такой экспонент может считаться несколько раз в зависимости от количества имеющихся у него стендов.

5.2. Национальная принадлежность экспонентов

а) Экспоненты делятся также на две категории “национальные” и “иностранные”.

б) Национальная принадлежность экспонента определяется по его адресу, указанному в договоре-заявке с организатором. Определение “национальный” означает принадлежность к стране проведения выставочного мероприятия.

в) Определение национальной принадлежности экспонента самим организатором недопустимо. Если по адресу в договоре национальную принадлежность экспонента правильно определить невозможно, организатор может принять определение национальной принадлежности, предложенное самим экспонентом. При этом такой экспонент - национальная/отечественная дочерняя фирма представляет письмо от головной фирмы из-за рубежа, в котором оговаривается, что дочерняя фирма арендует площадь от имени головной фирмы. В противном случае национальный/отечественный экспонент, представляющий товары и услуги одной или ряда иностранных фирм, не может считаться иностранным.

г) Общий перечень стран-участниц за отчетный год подсчитывается только по прямым экспонентам, при этом страна учитывается один раз, в том числе страна размещения организатора выставки.

5.3. Непрямые экспоненты: правила подсчета

а) Если одно из условий п.5.1 а, б, в, д не выполняется, то такие экспоненты считаются непрямыми.

б) Непрямые экспоненты должны регистрироваться организатором выставки, могут быть представлены в каталоге мероприятия только либо под названием фирмы экспонента, на стенде которого демонстрируются их товары и услуги, или со ссылкой на него, либо в отдельном разделе каталога выставки, предусмотренном для представленных фирм.

в) Непрямой экспонент может выставлять свои товары и услуги только на стенде одного экспонента.

6. Площадь выставки: правила подсчета

а) Площадь выставки - это площадь, используемая под выставочное мероприятие на весь срок его проведения, то есть площадь выставочных павильонов (закрытая площадь выставки) и площадь открытых выставочных площадок (открытая площадь выставки).

б) Площадь выставки классифицируется как площадь нетто и площадь брутто и измеряется в квадратных метрах (кв.м).

в) Площадь нетто выставки (закрытая/открытая) - это площадь, арендуемая экспонентом на любых условиях (платно или бесплатно) по договору непосредственно у организатора мероприятия на весь срок проведения выставки/ярмарки.

г) Выставочная площадь брутто - это площадь всей выставочной площадки включая площадь, не используемую непосредственно под выставку (то есть площадь проходов между стендами, зон обслуживания, офисов, административных помещений, а также используемую под конференции, семинары, конгрессы, фестивали, иные сопутствующие мероприятия).

д) Закрытая площадь брутто - это площадь павильонов, занимаемых под выставку.

е) Открытая площадь брутто рассчитывается как площадь, на 80% превышающая открытую площадь нетто.

ж) В площадь нетто выставки входит и площадь специальных экспозиций - специально отведенных организатором выставки мест, таких как информационные доски, демонстрационные подиумы, стенды, залы, предназначенные для проведения специальных мероприятий (например, смотров, конкурсов, дегустаций, и т.п. по теме и в месте проведения выставочного мероприятия).

з) Общая выставочная площадь нетто – это суммарная величина выставочной площади, арендуемой экспонентами выставок, и площади спецэкспозиций.

и) Площадь, занимаемая сопутствующими мероприятиями, такими как конференции, семинары, конгрессы, фестивали, проводящимися в период работы выставки/ярмарки на территории выставочного центра, не относится к площади спецэкспозиций и не входит в выставочную площадь нетто. Она относится к выставочной площади брутто.

к) Площадь арендованных стендов делится на “национальную” и “иностранную” в соответствии с классификацией экспонентов.